Felsőoktatási intézmények figyelmébe
Az elmúlt hónapokban számos felsőoktatási intézmény keresett meg minket azzal a kéréssel, hogy segítsük munkájukat az elektronikus ügyintézésről és a bizalmi szolgáltatásokról szóló 2015. évi CCXXII. törvény (továbbiakban: "E-ügyintézési tv." a törvény végrehajtási rendelete, illetőleg "Eüsztv." az Ákr. hivatkozásai szerint) által 2017. július elejétől kötelezően előírt fejlesztési ütemterv, illetve információátadási szabályzat elkészítésében.
Mivel többször is felmerült kérdésként, hogy a felsőoktatási intézményeket az E-ügyintézési tv. hatálya alá tartozó szervezeteknek kell-e tekinteni, ezúton szeretnénk felhívni a felsőoktatási intézmények figyelmét a törvény végrehajtási rendeletének (451/2016 (XII. 19.) Korm. rendelet) 146. §-ára, amely alapján "Az E-ügyintézési tv. 105. § (5) bekezdés b) pontja alapján az E-ügyintézési tv. Harmadik Része szerinti együttműködésre kijelölt közfeladatot ellátó szervek a felsőoktatási intézmények."
Ez azt jelenti, hogy 2017. július 1. ótaa felsőoktatási intézményeknek csak információátadási szabályzatot kell benyújtani az Elektronikus Ügyintézési Felügyelethez (EÜF), fejlesztési ütemtervet nem, mivel afelsőoktatási intézmények speciális helyzetben vannak. Mindez ugyanakkor nem jelenti azt, hogy egy felsőoktatási intézményeknek ne kellene felülvizsgálnia saját belső, információátadással járó folyamataikat, hiszen az információátadási szabályzat ettől kezdődően egy élő dokumentum lesz, az alkalmazásával járó feladatokat ki kell dolgozni, folyamatosan aktualizálni kell, és meg kell ismertetni a munkatársakkal. Az információátadási szabályzat jogi szempontból az általános szerződési feltételekhez (ÁSZF) hasonló módon szabályozza a különböző szervezetek közötti információátadást.
A törvény vonatkozó előírásainak hatályba lépése óta számos intézménnyel konzultáltunk és a szerzett tapasztalatokat feldolgoztuk, így javasoljuk, hogy amennyiben segítségre van szükségük saját intézményi információátadási szabályzatuk kidolgozásához, bizalommal forduljanak hozzánk és kérjék ajánlatunkat!
Kérdéseink ügyfeleinkhez
Az elektronikus ügyintézés bevezetésével kapcsolatban számos kérdés merülhet fel egy bevezetésre kötelezett szervezetnél. Ezzel kapcsolatban, kérjük, gondolják végig, tudják-e a választ az alábbi kérdésekre.
Ön tudja már...
- ...hogyan teszi elektronikussá az Önkormányzati ASP Projekt központi szolgáltatásai által (jelenleg még) le nem fedett területeket egy önkormányzat? Egyáltalán melyek ezek a területek?
- ... 2018. év elejétől hogyan módosítja majd Önöknél a kiadmányozási rendet a szervezet egésze vonatkozásában az elektronikus aláírás közigazgatáson belüli megjelenése?
- az Ön szervezete személyes vagy szervezeti aláírást vezet be? Esetleg mindkettőt?
- ...ki fogadja és ki postázza majd az elektronikus dokumentumokat a szervezeten belül?
- ...honnan értesülnek munkatársai az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos új feladataikról?
- ...milyen eljárást fognak követni a kollégái váratlan áramszünet vagy az internet szolgáltatás kiesése esetén, ha akadályoztatva van a kérelmek befogadása?
- ...milyen belső folyamatokat kell felmérniük egy jó információátadási szabályzat elkészítéséhez, mit kell tartalmaznia egy használható szabályzatnak az egyes adatkörök pontos felsorolásán, illetve azon túl, hogy mindent a központi ASP szolgáltatásokhoz kifejlesztett interfészen keresztül ad át (figyelembe véve a le nem fedett ügyköröket és egyéb információáramlással járó eljárásokat)?
- ...hogyan állítsák össze saját információátadási szabályzatukat, ha az Önök szervezete nem önkormányzat, avagy önkormányzatként interfészes ASP csatlakozással oldják meg az információátadást? Tudják, hogy ez mely szervekkel kapcsolatos relációkban lehet fontos?
- ...hogyan változnak az illetékességi szabályok vagy a megkeresési határidők az Általános Közigazgatási Rendtartásban (Ákr.), és ez hogyan érintheti az Önök szervezeti folyamatait az elektronikus ügyintézésben?
- ...hogyan csatolják be ügyfelei elektronikus úton a különböző befizetések igazolásait, hogy azok hitelesek legyenek? Tudja, hogy ezzel kapcsolatban mire hívja fel kollégái figyelmét?
Bízunk benne, hogy kérdéseinkkel sikerült felhívnunk a figyelmüket arra, hogy milyen szerteágazó módon érintheti az Önök szervezetét is az elektronikus ügyintézés 2018. január 1-jei bevezetése. Amennyiben Önökben is merültek fel kérdések, kérjük, vegyék fel velünk a kapcsolatot a honlapunkon található elérhetőségeinken.
Jegyzői feladat az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos jogértelmezés?
Az önkormányzatoknak az informatikai rendszer felkészítésén kívül a jövő év elejétől kötelezően alkalmazandó elektronikus ügyintézésről és a bizalmi szolgáltatásokról szóló 2015. évi CCXXII. törvény (továbbiakban: E-ügyintézési törvény vagy Eüsztv.), valamint a Ket. helyett 2018. január 1-jén hatályba lépő Általános Közigazgatási Rendtartás (2016. évi CL. törvény, továbbiakban: Ákr.) értelmezésével is foglalkoznia kell.
Fontosnak tartjuk, hogy az önkormányzatoknál bevezetésre kerülő elektronikus ügyintézési megoldásoka hatályba lépő jogszabályokhoz igazodjanak, ezért kiemelten foglalkozunk az E-ügyintézési törvénynek, a Ket.-hez és az Ákr.-hez való viszonyával.
Ezzel kapcsolatban máris néhány jogértelmezési kérdésre kívánjuk felhívni a jegyzők figyelmét, azzal a célzattal, hogy minél hamarabb kezdjék meg a jogszabályok feldolgozását és hatósági folyamataikba illesztését.
Az Eüsztv.20.§ (2) bekezdése úgy rendelkezik, hogy amennyiben az elektronikus ügyintézést biztosító szerv az (1) bekezdés szerinti
adatot információátadás útján szerzi be, az ügyintézési határidőbe a megkeresés teljesítésének időtartama – de
legfeljebb 3 munkanap – nem számít bele.
A fentiekhez képest a később elfogadott Ákr. a megkereséssel kapcsolatban úgy rendelkezik, hogy a hatóság
legalább 5 napos határidő kitűzésével más szervet kereshet meg, ha az eljárás során szükséges
adattal vagy irattal más rendelkezik. (Ákr.25.§ (1)). Ebből következően a megkeresésekhez kapcsolódó információátadások során ügyelni kell arra, hogy bár információátadásba
legfeljebb csak
3 munkanap számítható be, az önkormányzatok reális ügyintézési határidőket tűzzenek.
Ezzel kapcsolatban hívjuk fela jegyzők figyelmét arra, hogy az új Ákr.bőla Ket-ből ismert belső ügyintézési határidők kikerültek, ezért a következő időszakban – az elektronikus úton végezhető eljárási cselekmények, valamint ahamarosan várható ágazati jogszabály-módosítások figyelembe vételével – szinte a teljes eljárást újra kell tervezni.
Bízunk benne, hogy rövid cikkünkkel sikerült felhívnunk a figyelmüket az új jogszabályok mielőbbi értelmezésének fontosságára. Amennyiben kíváncsi a Ket. és az Ákr. összevetésére, bátorítjuk, hogy vegye fel velünk a kapcsolatot, és elküldjük Önnek.
Ön tett már ügyintézési rendelkezést?
Mint az elektronikusugyintezes.hu weboldal szerkesztői, folyamatosan nyomon követjük a legújabb központi elektronikus ügyintézési szolgáltatásokat.
Tájékoztatjuk, hogy a 2015. évi CCXXII. törvény (E-ügyintézési törvény / Eüsztv.)38.§ (1) bekezdés a) pontja szerinti Rendelkezési Nyilvántartás 2017 nyara óta mindenki számára elérhető, így ügyfélként Ön is megteheti rendelkezését az állammal való kapcsolattartásvonatkozásában az alábbi linken:
https://rendelkezes.kekkh.gov.hu/rny-public/
Ha kíváncsi, hogy mostanra mely szolgáltatások , milyen funkcionalitássalműködőképesek, bátorítjuk, hogy vegye fel velünk a kapcsolatot és elküldjük Önnek a legfontosabb linkek gyűjteményét.
Mivel pedig kiemelt fontosságú ezeknek a szolgáltatásoknak az ügyintézés folyamatába való illesztése, szívesen tájékoztatjuk Önt vagy kollégáit egy workshop keretében arról is, hogyan illeszthetők ezek az Ön szervezetének folyamataiba.
Az információátadási szabályzattal lefedett adatáramlásérintettjei
Az elmúlt hónapokban több ügyfelünknek is készítettünk a 2015. évi CCXXII. törvény (E-ügyintézési törvény / Eüsztv.) szerinti információátadási szabályzatot, amely kapcsánszeretnénk felhívni a figyelmet egy alapelvi fontosságú kérdésre, illetve gyakorlati problémára.
Az információátadási szabályzat a jövőben nem egy statikus, hanem egy dinamikusan változó, folyton aktualizálandó dokumentuma lesz a szervezeteknek, amelynek funkciója nem csak az, hogy az elektronikus ügyintézésre kötelezett szervek valamennyi kezelt adatkörüket feltüntessék benne. Ez utóbbi kétség kívül fontos feladat – mivel felmenő rendszerben ebből épül az információforrások regisztere –2018. január 1-től azonban jelentőséget kapnak a szabályzat nem nyilvántartásokkal foglalkozó, nehezebben kézzel fogható részei is.
Információátadásra ráadásul nem csak két, az önkormányzati ASP szakrendszerhez csatlakozott önkormányzat között kerülhet sor, és nem csak olyan ügykörökben, amelyet az ASP Projekt elkészült fejlesztései is lefednek. Az ASP rendszeren túli esetekben, így pl. az interfészes csatlakozóknak szintén teljes egészében végig kell gondolniuk az információátadással érintett ügyköröket, rendszereket.
A szabályzat kialakítása során minimum az alábbi viszonyrendszereket célszerű számba vennie az érintetteknek. Látható, hogy az ügyfeleken és a más együttműködő hatóságokon felül a statisztikai adatszolgáltatást kérő szervekkel, valamint a Magyar Nemzeti Levéltárral is megfelelő kapcsolatot kell kialakítani.
Amennyiben a fentiekkel kapcsolatban további kérdéseik lennének, bátorítjuk Önöket, hogy vegyék fel velünk a kapcsolatot, és kérjék információátadással kapcsolatos értelmező anyagunkat, vagy kérjék ajánlatunkat egy, az Önök szervezetére szabott információátadási szabályzat kidolgozására.
